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如何結合 AI 工具與 Excel VBA 來提升辦公效率。(台師大試算表進階應用與程式設計202502B班第3次上課)

 

內容從基礎的 Excel 函數（如 Mid、Find）操作出發，

詳述如何透過 NotebookLM 生成簡報，

並利用 ChatGPT 協助編寫複雜公式與程式碼。

演示了將公式轉化為 VBA 自訂函數與 Sub 指令的過程，

進而建立自動化按鈕以一鍵處理資料截取與清除。文中強調在 AI 時代下，

低階程式開發者面臨威脅，勞動者應具備危機意識並學會驅使 AI 成為專屬助手。

最後，課程指導學員正確設置開發人員工具並儲存為啟用巨集的活頁簿，以確保自動化成果得以留存。

教學影片：

在 Excel 中，結合 MID、FIND 與 IFERROR 函數來提取括弧內的字串是一個非常實用的技巧。根據來源內容，這通常分為三個階段來構建公式：

1. 使用 MID 函數定位提取範圍

MID 函數主要用於從字串中間擷取特定長度的文字，它需要三個參數：資料來源、開始字元位置、以及要取幾個字。

• 資料來源： 例如儲存格 A3。
• 開始位置： 必須是「前括弧」的下一個字。
• 擷取長度： 必須是「後括弧位置」減去「前括弧位置」再減 1。

2. 使用 FIND 函數自動化位置計算

由於每個儲存格的括弧位置可能不同，不能直接輸入固定數字，因此需要 FIND 函數來尋找括弧的確切位置：

• 尋找前括弧位置： FIND("(", A3)。
• 計算開始擷取點： 將前括弧位置 加 1（例如：前括弧在第 3 個字，則從第 4 個字開始擷取）。
• 計算字串長度： 公式為 FIND(")", A3) - FIND("(", A3) - 1。來源解釋，減 1 是因為我們要的是括弧「內」的字，不包含括弧本身。

初步組合公式（以 A3 為例）： =MID(A3, FIND("(", A3) + 1, FIND(")", A3) - FIND("(", A3) - 1)

3. 使用 IFERROR 處理無括弧的情況

當原始資料中沒有括弧時，FIND 函數會因為找不到符號而產生錯誤訊息（如 #VALUE!），這會讓表格看起來不專業。

• 解決方法： 將上述公式套入 IFERROR 函數中。
• 邏輯： 如果發生錯誤，則顯示空值。在 Excel 中，表示「清除」或「空值」的方式是使用兩個雙引號 ""。

最終完整組合公式

=IFERROR(MID(A3, FIND("(", A3) + 1, FIND(")", A3) - FIND("(", A3) - 1), "")

進階建議：利用 AI 產生公式

如果你覺得手動輸入這串複雜的公式容易出錯，來源也建議可以截圖資料範例並傳給 AI（如 ChatGPT），請它直接幫你寫出特定儲存格（如 B2）的公式，這通常能得到完全正確且一模一樣的結果。

透過螢幕截圖讓 AI 自動生成 Excel 複雜公式是一種極為高效的方法，特別是當公式涉及多個函數（如 MID、FIND、IFERROR）的嵌套組合時。

以下是根據來源彙整的操作步驟與要點：

1. 執行螢幕截圖

• 快捷鍵： 在 Windows 環境下，按住 Windows 鍵 + Shift + S 即可進入截圖模式。
• 截取範圍： 建議截圖時要包含 欄代號（如 A、B 欄）與列編號（如 1、2、3...）。
• 範例範圍： 不需要截取全部資料，大約截取 5 到 6 列 的範例資料即可，這樣 AI 才有足夠的上下文來判斷欄位關係與資料邏輯。

2. 提供給 AI 並下達指令

• 上傳與貼上： 將截圖直接貼到 ChatGPT 或 Gemini 等 AI 工具的對話框中（Ctrl + V）。
• 撰寫提示詞（Prompt）： 雖然 AI 很聰明，通常能自定義判斷需求，但明確的指令能提高準確度。
  • 簡單描述： 「幫我寫 B2 的公式」。
  • 詳細描述： 「幫我寫 B2 的公式，功能是截取 A 欄內有括弧的資料，如果沒有括弧則顯示空白」。

3. AI 的自動化處理

• 邏輯辨識： AI 會自動分析圖片中的文字與結構，辨識出資料型態（如數字與文字的差異）以及你的目標。
• 公式生成： AI 會生成對應的複雜公式，例如結合了 IFERROR、MID 與 FIND 的長公式，解決手動輸入時容易出錯的問題。

4. 進階應用：轉換為 VBA

如果你覺得長公式太難管理，可以進一步要求 AI 將該公式轉換為 VBA 自定義函數（Function） 或 按鈕執行程式（Sub）。

• 自定義函數： 只需提供公式並對 AI 說：「幫我改為 VBA 的自定義函數」，AI 就會產一段程式碼，讓你以後只需輸入簡單的函數名稱（如「=刮弧內容(A2)」）即可完成任務。
• 自動化按鈕： 要求 AI 寫一段「清除 B 欄資料」或「自動執行截取」的 Sub 程序，並在 Excel 中建立按鈕，實現一鍵自動化。

注意事項

• 使用額度限制： 使用 AI（如 ChatGPT）的截圖功能時，免費版本通常有每日張數限制（例如一天只能傳 2-3 張），超過後可能需等待或升級付費版。
• 文字描述備案： 如果截圖額度用完，也可以改用文字詳細描述需求（例如：將 A 欄內有括弧的資料提取到 B 欄）來請 AI 產生公式。
• 存檔格式： 若後續將 AI 生成的公式轉換為 VBA 程式碼，存檔時必須選擇**「Excel 啟用巨集的活頁簿 (.xlsm)」**，否則程式碼會消失。

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